El 14 de marzo el Gobierno decretaba el estado de alarma para hacer frente a la expansión del coronavirus. Proteger a la ciudadanía, contener el virus y no colapsar el sistema sanitario, esas fueron las directrices y, desde entonces, todos estamos recluidos en casa, adaptándonos a la nueva realidad como podemos.

Este parón nos ha obligado a cambiar rutinas y muchos ya hace días que trabajamos desde casa. Muchas compañías, no obstante, no están acostumbradas al teletrabajo y lo han tenido que adoptar a marchas forzadas. Seguramente hay muchas dudas sobre cómo podemos mantener la productividad y el ritmo de trabajo sin compartir oficina.

En Cyberclick solemos teletrabajar algún día a la semana, pero los lunes siempre coincidimos todo el equipo en la oficina para comer juntos, hacer todas las reuniones y mantener el contacto humano. Para nosotros esta situación es también un reto por eso hoy me gustaría compartiros 10 consejos para que podáis abordar el teletrabajo de la mejor manera posible. 

1. Comunicación proactiva: durante estos días de confinamiento es muy importante que nos comuniquemos constantemente con nuestro equipo, clientes y proveedores para estar alineados y saber qué necesidades tiene cada grupo en cada momento. Por suerte existen muchas programas y softwares que nos permitirán una comunicación fluida para estar todos sincronizados.

2. Reuniones diarias:  realizar videollamadas diarias por equipos para asegurar que todo el mundo está bien y no hay bloqueo en ningún proyecto o tarea. De esta forma, si cada día mantenemos el contacto, aunque sean 15 min, todo el mundo sabe donde está y qué debe hacer. Agilizamos procesos y resolvemos dudas. Nosotros, en Cyberclick, realizamos una reunión semanal toda la compañía y una vez al día por equipos. 

3. Reuniones dirigidas y con cámara: para estas reuniones que comentábamos en el punto anterior es importante utilizar cámaras para poder vernos las caras y así no sentirnos tan aislados. Es probable que durante esto días te sientas solo y desconectado. Además, y sobre todo cuando las reuniones son multitudinarias, es recomendable que una persona guie la reunión, organice los turnos de palabra y resuma las ideas finales para que todo el mundo sea consciente de los puntos hablados.

«Para que el teletrabajo funcione debemos fijar prioridades y comunicarnos constantemente» 

 4. Establecer horarios laborales: si tienes niños puede ser que tu jornada laboral esté partida en dos y sea por la mañana bien temprano y al final del día. Aún así debes marcar un horario laboral para garantizar que le dedicas cada día un tiempo al trabajo, pero también a desconectar. Si la cosa se complica con los niños, puedes hacer guardias con tu pareja y dejarte las tareas que requieren menos concentración para esos momentos.

5. Estiramientos o ejercicio físico: los expertos recomiendan realizar ejercicio físico cada día para evitar posibles secuelas del confinamiento. Podemos combinar sesiones más intensas con prácticas de yoga y estiramientos. Todo ello para evitar problemas de salud y reducir la ansiedad que nos puede provocar la situación actual. Además, es importante seguir una dieta rica en vegetales y frutas y reducir hidratos y procesados.

6. Herramientas para gestionar proyectos: desde Trello, Airtable o Jira, hay muchas opciones y todas ellas nos permiten para conocer en qué estado se encuentra cada proyecto y qué tareas está realizando cada persona. De esta manera tenemos una visión clara de la situación, somos más ágiles y podemos detectar embudos rápidamente.

7. Orientación a la acción: el Covid-19 nos ha pillado por sorpresa y puede ser que hayamos tenido momentos de parálisis, de no saber cómo abordar la situación, qué rumbo tomar. No obstante, es clave mantenernos activos y reinventarnos, si hace falta, para sufragar la crisis del coronavirus. La parálisi que activa del escritor y emprendedor Albert Riba resume muy bien esta idea, no vivas esta situación como una condena sino como una oportunidad. Habla con tu equipo, con tus clientes, con la competencia, ¡mantente activo! para ver qué se cuece en el sector y cómo puedes avanzar. 

«El teletrabajo es possible si todos ponemos de nuestra parte»

8. Estar informados: cuánta más información tengamos de la situación mejores serán nuestras decisiones, la información es poder. Dada la situación actual necesitamos estar abiertos al cambio y valorar todas las opciones para adoptar la que mejor de adapte a nuestras necesidades. Piensa en tu equipo antes de tomar cualquier decisión, no te centres únicamente en los resultados económicos.

 9. Sé comprensivo: no estamos trabajando en condiciones normales y seguramente hayas tenido que adoptar o cambiar tus rutinas habituales. Puede ser que te interrumpan la videollamada, que alguien se conecte más tarde o no realice una tarea en el plazo acordado. Sé flexible y comprensivo porque en estos días de confinamiento nuestra vida personal puede interferir, más de lo habitual, en el trabajo.

10. Prioriza tu día: aunque parezca que se acaba el mundo todas las personas seguimos teniendo necesidades y, por lo tanto, si como empresas las entendemos y nos adaptamos a ellas seguro que tendremos oportunidades. Es momento de ver qué acciones podemos hacer hoy para prepararnos y ofrecer un mejor producto o servicio mañana.

Si tenemos todas estas recomendaciones en mente, el teletrabajo en tiempos de confinamiento es posible. Si tanto las compañías como las personas ponemos de nuestra parte seguro que salimos de esta. Ahora es momento de transmitir calma y serenidad y comunicar mucho.

Para que el teletrabajo funcione debemos fijar objetivos y prioridades para estar todos sincronizados y alineados. Además es fundamental garantizar la flexibilidad autonomía de las personas para que se puedan gestionar y organizar. Si tu confías en las personas y les das una dirección clara de lo que deben hacer, lo más probable es que consigan sus objetivos.