Gran parte de la población activa regresa estos días de septiembre de vacaciones y con la incorporación y la mente más relajada llegan los nuevos propósitos para el ‘nuevo año’. Entre otros, todos queremos ser más productivos y superar las metas profesionales que nos vamos marcando. Con la vista puesta en el futuro, se pretende ir creciendo con unos fundamentos sólidos como son los grandes resultados obtenidos en el menor tiempo posible.

Por ello, no está demás que cuando te sientes con tu equipo para marcar los nuevos objetivos del próximo trimestre (tal vez año laboral) tengas encimas de la mesa el documento de Brian Tracy 8 Great Ways to Double Your Productivity. Las habilidades de gestión de tiempo se pueden ir aprendiendo con la práctica y la repetición. De modo que sea cuales sean las directrices directivas de tu empresa, toda compañía puede beneficiarse de estos consejos y lograr una óptima organización de tareas.

1 Toma una decisión

Las personas que se caracterizan por ser exitosas en la vida han demostrado tener la capacidad de decidir de manera rápida. Como ya hemos comentado, las decisiones se desarrollan repitiendo una y otra vez hasta que llega a ser un acto natural. El tiempo es oro, decide hoy dar el paso de convertirte en un modelo de gestión de tiempo y productividad personal. Para adquirir esta disciplina empieza cuestionándote qué debes hacer para ser el mejor de tu sector. Esta decisión puede cambiar el rumbo de tu vida (o de tu trayectoria profesional).

2 Desarrolla metas y objetivos claros

Brian Tracy nos recuerda las palabras del gran magnate petrolero HL Hunt en cuanto a que sólo hay dos necesidades reales para tener éxito. Primero debemos decidir exactamente qué es lo que queremos, es decir, la meta profesional a la que aspiramos llegar (una pregunta que la mayoría de la gente se la pasa por alto).

En segundo lugar, tenemos que determinar el precio que vamos a tener que pagar para conseguir dicho éxito y pagarlo. Horas de trabajo, ampliación de equipo, inversión económica… punto por punto, con claridad ante todo.

3 Planifica cada día por adelantado

Si tu propósito es ser el doble de productivo, planifica diariamente y con anticipación todas tus tareas, no dejes que se vayan acumulando responsabilidades. A fin de que esta premisa vaya calando en tu cultura empresarial, acuérdate desde un primer momento de la original “Fórmula de las seis P” que dice ‘Prior proper planning prevents poor performance” (antes de una planificación adecuada evita los malos resultados)

Otra regla de oro muy sabia que recordar es la del 10/90, que dice que el primer 10 % del tiempo que pases planificando tus actividades antes de comenzar, te hará ahorrar hasta un 90% del tiempo necesario para llevar a cabo esas actividades una vez que comiences el trabajo. Y todas las ideas que te vayan viniendo, plásmalas en un texto. La escritura en realidad agudiza el pensamiento, estimula la creatividad y te permite focalizar más las acciones.

4 Separa lo urgente de lo importante

Todo lo que acostumbras a hacer durante el día se puede dividir en cuatro categorías.

4.1) Las tareas urgentes e importantes. Lo que debemos hacer de inmediato: llamadas de teléfono necesarias a clientes, reuniones, y otras emergencias. Estas actividades nos roban gran parte del día.

4.2) Las tareas importantes pero no urgentes. Son las actividades que tienen consecuencias a largo plazo. La renovación personal, el reciclaje en formación, el deporte o pasar el tiempo con la familia, son los ejemplos más prácticos.

4.3) Tareas urgentes pero no importantes. Son las llamadas telefónicas, otras charlas con los compañeros de trabajo, conversaciones informales sobre lo que hemos hecho durante nuestro rato de ocio…

4.4) Tareas ni urgentes ni importantes. Las actividades que realmente nos hacen perder el tiempo. Son las cosas que haces durante el día que son completamente irrelevantes y no tienen ninguna incidencia en absoluto, no contribuyen en nada en tu empresa ni en tus objetivos personales.

5 Usa la ley de eficiencia forzada

Esta ley dice que nunca hay suficiente tiempo para hacer todo, pero siempre hay tiempo suficiente para hacer las cosas más importantes.

La gente que dice que trabaja mejor bajo presión tan sólo se está justificando por su mala administración del tiempo. Con esta metodología lo único que conseguimos es experimentar más estrés, por lo que acabamos cometiendo más errores.

Las siguientes preguntas te ayudarán a darte cuenta de que debes exigirte tu mismo la eficiencia:

¿Cuál es el mejor uso posible que puedo hacer de mi tiempo?

¿Cuáles son los pocos logros que más determinan mi éxito en el trabajo?

¿Qué puedes hacer tú y sólo tú para demostrar una diferencia real?

Si te vas preguntando y respondiendo estas cuestiones de forma regular seguirás por el buen camino para perfeccionar tu recorrido profesional. Como curiosidad: si os habéis fijado, el día antes de irnos de vacaciones somos muchísimo más productivos porque queremos cerrar todos los temas e irnos sin preocupaciones. Apliquemos pues esta mentalidad siempre.

6 Trabaja en los picos de tu energía

Uno de los requisitos más importantes para la alta productividad es un alto nivel de energía física, mental y emocional. Para generar y mantener altos niveles de energía no te olvides de seguir una alimentación adecuada, hacer ejercicio y descansar al menos 8 horas.

Por otro lado, identifica los momentos del día en que sientas más ‘brillantez’ ‘para trabajar. Programa las tareas creativas y exigentes en este momento porque será entonces cuando desprendas el rendimiento que necesites.

7) Aplica el pensamiento basado en cero

Ésta es una de las mejores herramientas para aprender a clarificar nuestros pensamientos y mejorar la calidad de la vida. Pregúntate a ti mismo de forma regular, “¿Hay algo en mi vida que, sabiendo lo que ahora sé, no volvería a hacerlo hoy?

¡Cuánta gente hay que no se cuestiona esto y vive de un modo conformista sin ser verdaderamente feliz! No pierdas años de tu vida ni esperes a dar el cambio cuando sea demasiado tarde. Empieza desde cero hoy mismo a preguntarte si tienes el valor y el carácter para vivir honestamente tu vida tal y como es hoy en día.

8 Trabaja intensamente orientado a la acción

Por último, un factor no menos importante: la necesidad de velocidad. Actualmente somos muy impacientes. Demuestra la calidad de amoldarte a los cambios que te van llegando, estate en ‘constante movimiento’, toma la iniciativa en todo momento.

Llegarán los resultados. Pero para ello, coge el ritmo, toma medidas, adelántate a los hechos. La buena noticia es que cuanto más rápido te mueves, mejor te sientes porque gozas de más energía. Y más cerca estás de conseguir el merecido triunfo profesional.

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