Ahora ya todos podremos decir que hemos probado esto del teletrabajo. La gran mayoría de compañías lo han experimentado por primera vez durante estas últimas semanas y aunque la situación no ha sido idílica muchos han descubierto sus ventajas. Más conciliación y tiempo de ocio, menos estrés en desplazamientos y contaminación o más autonomía y libertad para organizar nuestro día.

Aun así, muchas empresas ya están planeando volver a la normalidad, olvidar esto del teletrabajando y seguir trabajando como lo hacían siempre. Me sorprende ver cómo no aprovechan la tecnología y todo lo aprendido estos días.

¿Por qué no podemos seguir teletrabajando después del Covid?

Me gustaría conocer tu experiencia con el teletrabajo para iniciar el movimiento #yosigoteletrabajando. Te animo a que escribas un comentario explicando cómo han ido estos días.

¿En qué te ha beneficiado trabajar desde casa?

Se hizo viral en 2017, la escena dió la vuelta al mundo en cuestión de horas.

Seguramente durante estos días tu también hayas vivido algo parecido a lo que le pasó al profesor Robert Kelly durante una entrevista para la BBC. Este profesor de ciencias políticas estaba hablando en directo sobre la destitución de la presidenta surcoreana Park Geun-hye cuando sus dos hijos interrumpieron la conexión y entraron en su despacho la mar de contentos.

Teletrabajar con niños en casa tiene sus retos pero la crisis actual ha forzado a muchas compañías a apostar por ello. A priori, esto era una cosa positiva porque por fin nos hemos lanzado al teletrabajo, aunque haya sido a marchas forzadas. Antes la crisis del coronavirus el teletrabajo en España se situaba alrededor del 8% de los ocupados, según datos aportados por el INE. Esta cifra contrasta con el 5,2% que teníamos en 2006. Poco a poco vamos avanzando pero todavía estamos muy lejos de Luxemburgo, Finlandia o Países Bajos, quienes lideran el ranking con unas tasas del 11%, 13,3% y 14%, respectivamente.

Decía que, a priori, el coronavirus había traído una cosa positiva al teletrabajo porque muchas personas le estaban dando una oportunidad. No obstante, últimamente no paro de escuchar quejas respecto al teletrabajo:

“Estoy todo el día trabajando”

“Recibo llamadas durante el fin de semana”

“Siento que debo estar todo el día conectada y pendiente”

Las condiciones actuales no representan el teletrabajo, ahora mismo muchos estamos en casa intentando trabajar, pero no tenemos las mejores condiciones para hacerlo. El teletrabajo tiene, sin duda, muchos beneficios, nosotros en Cyberclick lo aplicamos desde hace muchos años, pero implica un trabajo previo de educación y acompañamiento del equipo. Primero necesitamos adoptar la tecnología precisa y luego asegurarnos de que el equipo tenga las habilidades y el material necesario para poder llevarlo a cabo. El teletrabajo tiene sus retos y debe hacerse bien. Por eso hoy os comparto 8 tips para que el teletrabajo no sea una pesadilla.

Claves para un buen teletrabajo

1. Establece unos horarios laborales: aunque trabajes desde casa es preciso establecer horarios y rutinas de trabajo. Puede ser que, dada la situación actual y sobre todo si tienes niños, hayas tenido que modificar tus horarios y concentres tu actividad laboral a primera hora del día y a última. O quizá no, quizá jornada no ha cambiado y sigue siendo de 9 a 18h. Sea como sea, necesitamos descansos para no tener la sensación de que estamos todo el día trabajando.

2. Educa a tu equipo: para que el teletrabajo funcione y, sobre todo, si lo hacemos cada día y no tenemos ningún momento de vernos de forma presencial, necesitamos crear unas “normas”, a modo de guía o pautas, para que todo el mundo pueda seguir el ritmo de trabajo. Me refiero, por ejemplo, a definir muy bien los horarios de las reuniones y su durada (para que todo el mundo se pueda organizar y no haya imprevistos de última hora), limitar la cantidad de mensajes “urgentes” que mandamos o los horarios de envío (evitar fines de semana o cuando finalice la jornada laboral, por ejemplo). 

3. Adopta tecnología: antes de lanzarte al teletrabajo asegúrate de adoptar las herramientas y plataformas que te lo permitan. Os comparto una infografía que preparamos desde Cyberclick con herramientas para el teletrabajo. Además, es imprescindible que todas las personas del equipo tengan material y habilidades digitales y sientan que tiene un acompañamiento por parte de la compañía. Resolver dudas, preguntar cómo se sienten con estos nuevos cambios o si las herramientas que hemos adoptado son útiles.

4. Dailys: hacer reuniones diarias por equipos para hacer una puesta en común de las ideas, dudas y los problemas que van surgiendo día a día. Es importante sincronizar tareas y que todas las personas del equipo compartan sus prioridades del día para saber en qué proyecto está cada persona y cómo podemos ayudarnos mútuamente. Una buena y constante comunicación es imprescindible para un buen teletrabajo.  

Albert Einstein, decía que “la formulación de un problema, es más importante que su solución”. ¿Cuántas veces os ha pasado que cuando compartís un problema deja de serlo, simplemente por el mero hecho de haberlo comunicado? Muchas veces compartir un dilema ayuda a desencallarlo rápidamente.

5. Márcate una lista con tareas para el día: antes de empezar tu jornada laboral dedica 5 minutos a marcarte 3 o 4 objetivos para el día. Estando en casa confinados, puede ser que tengamos más distracciones de lo habitual y perdamos el hilo fácilmente. 

6. Procura hacer descansos: los expertos recomiendan realizar pausas de 5 o 10 minutos cada hora y media para estirar las piernas, descansar la vista y evitar situaciones de fatiga. Si no te acuerdas de realizarlos ponte alarmas para obligarte a hacerlos, te ayudarán a estar más concentrado y ser más productivo.

7. Acomoda tu espacio de trabajo: en la medida que puedas, adopta un espacio con luz natural, con una buena silla, un alzador para la pantalla o un teclado inalámbrico para que tengas las mismas condiciones de salud que tienes en la oficina. 

El orden también es importante, una mesa llena de papeles y trastos no invita a la concentración y la motivación.

8. Busca tiempo para socializar con los compañeros: si teletrabajamos todos los días de la semana no tenemos espacio para charlar o hacer un café con nuestros compañeros porque ya no nos cruzamos con ellos en la oficina pero eso no implica que no podamos seguir estando en contacto. Debemos buscar momentos, aunque sean encuentros virtuales, para hacer una café o una llamada y ponernos al día, saber cómo están o cómo se encuentran.  

Todo esto nos ayudará a implementar unas rutinas de teletrabajo productivas y favorecer el bienestar del equipo. El teletrabajo bien implementado es una buena solución para la conciliación, la autonomía de las personas y la calidad del planeta. Espero que cuando acabemos el confinamiento muchas más personas se sumen al lema:

“El teletrabajo ha venido para quedarse”

El 14 de marzo el Gobierno decretaba el estado de alarma para hacer frente a la expansión del coronavirus. Proteger a la ciudadanía, contener el virus y no colapsar el sistema sanitario, esas fueron las directrices y, desde entonces, todos estamos recluidos en casa, adaptándonos a la nueva realidad como podemos.

Este parón nos ha obligado a cambiar rutinas y muchos ya hace días que trabajamos desde casa. Muchas compañías, no obstante, no están acostumbradas al teletrabajo y lo han tenido que adoptar a marchas forzadas. Seguramente hay muchas dudas sobre cómo podemos mantener la productividad y el ritmo de trabajo sin compartir oficina.

En Cyberclick solemos teletrabajar algún día a la semana, pero los lunes siempre coincidimos todo el equipo en la oficina para comer juntos, hacer todas las reuniones y mantener el contacto humano. Para nosotros esta situación es también un reto por eso hoy me gustaría compartiros 10 consejos para que podáis abordar el teletrabajo de la mejor manera posible. 

1. Comunicación proactiva: durante estos días de confinamiento es muy importante que nos comuniquemos constantemente con nuestro equipo, clientes y proveedores para estar alineados y saber qué necesidades tiene cada grupo en cada momento. Por suerte existen muchas programas y softwares que nos permitirán una comunicación fluida para estar todos sincronizados.

2. Reuniones diarias:  realizar videollamadas diarias por equipos para asegurar que todo el mundo está bien y no hay bloqueo en ningún proyecto o tarea. De esta forma, si cada día mantenemos el contacto, aunque sean 15 min, todo el mundo sabe donde está y qué debe hacer. Agilizamos procesos y resolvemos dudas. Nosotros, en Cyberclick, realizamos una reunión semanal toda la compañía y una vez al día por equipos. 

3. Reuniones dirigidas y con cámara: para estas reuniones que comentábamos en el punto anterior es importante utilizar cámaras para poder vernos las caras y así no sentirnos tan aislados. Es probable que durante esto días te sientas solo y desconectado. Además, y sobre todo cuando las reuniones son multitudinarias, es recomendable que una persona guie la reunión, organice los turnos de palabra y resuma las ideas finales para que todo el mundo sea consciente de los puntos hablados.

«Para que el teletrabajo funcione debemos fijar prioridades y comunicarnos constantemente» 

 4. Establecer horarios laborales: si tienes niños puede ser que tu jornada laboral esté partida en dos y sea por la mañana bien temprano y al final del día. Aún así debes marcar un horario laboral para garantizar que le dedicas cada día un tiempo al trabajo, pero también a desconectar. Si la cosa se complica con los niños, puedes hacer guardias con tu pareja y dejarte las tareas que requieren menos concentración para esos momentos.

5. Estiramientos o ejercicio físico: los expertos recomiendan realizar ejercicio físico cada día para evitar posibles secuelas del confinamiento. Podemos combinar sesiones más intensas con prácticas de yoga y estiramientos. Todo ello para evitar problemas de salud y reducir la ansiedad que nos puede provocar la situación actual. Además, es importante seguir una dieta rica en vegetales y frutas y reducir hidratos y procesados.

6. Herramientas para gestionar proyectos: desde Trello, Airtable o Jira, hay muchas opciones y todas ellas nos permiten para conocer en qué estado se encuentra cada proyecto y qué tareas está realizando cada persona. De esta manera tenemos una visión clara de la situación, somos más ágiles y podemos detectar embudos rápidamente.

7. Orientación a la acción: el Covid-19 nos ha pillado por sorpresa y puede ser que hayamos tenido momentos de parálisis, de no saber cómo abordar la situación, qué rumbo tomar. No obstante, es clave mantenernos activos y reinventarnos, si hace falta, para sufragar la crisis del coronavirus. La parálisi que activa del escritor y emprendedor Albert Riba resume muy bien esta idea, no vivas esta situación como una condena sino como una oportunidad. Habla con tu equipo, con tus clientes, con la competencia, ¡mantente activo! para ver qué se cuece en el sector y cómo puedes avanzar. 

«El teletrabajo es possible si todos ponemos de nuestra parte»

8. Estar informados: cuánta más información tengamos de la situación mejores serán nuestras decisiones, la información es poder. Dada la situación actual necesitamos estar abiertos al cambio y valorar todas las opciones para adoptar la que mejor de adapte a nuestras necesidades. Piensa en tu equipo antes de tomar cualquier decisión, no te centres únicamente en los resultados económicos.

 9. Sé comprensivo: no estamos trabajando en condiciones normales y seguramente hayas tenido que adoptar o cambiar tus rutinas habituales. Puede ser que te interrumpan la videollamada, que alguien se conecte más tarde o no realice una tarea en el plazo acordado. Sé flexible y comprensivo porque en estos días de confinamiento nuestra vida personal puede interferir, más de lo habitual, en el trabajo.

10. Prioriza tu día: aunque parezca que se acaba el mundo todas las personas seguimos teniendo necesidades y, por lo tanto, si como empresas las entendemos y nos adaptamos a ellas seguro que tendremos oportunidades. Es momento de ver qué acciones podemos hacer hoy para prepararnos y ofrecer un mejor producto o servicio mañana.

Si tenemos todas estas recomendaciones en mente, el teletrabajo en tiempos de confinamiento es posible. Si tanto las compañías como las personas ponemos de nuestra parte seguro que salimos de esta. Ahora es momento de transmitir calma y serenidad y comunicar mucho.

Para que el teletrabajo funcione debemos fijar objetivos y prioridades para estar todos sincronizados y alineados. Además es fundamental garantizar la flexibilidad autonomía de las personas para que se puedan gestionar y organizar. Si tu confías en las personas y les das una dirección clara de lo que deben hacer, lo más probable es que consigan sus objetivos.

Como cada semana lanzamos un nuevo #Retolider2020 aunque el de hoy es singularmente especial. Estamos viviendo momentos de muchas dudas e incertidumbre y muchas de nuestras prioridades están cambiando. El Covid-19 nos ha obligado a pasar mucho más tiempo casa,  modificar rutinas y adaptarnos, como podemos, a la nueva realidad. Yo hoy estoy trabajando desde casa, como muchos de vosotros, ya hemos empezado el teletrabajo pero aunque estemos en la distancia os propongo el siguiente reto:

Reto número 11

Ayuda a tus compañeros de trabajo. Si puedes mándalos a casa para que trabajen desde allí y dedícales cada día un rato de tu tiempo. Llámalos y pregúntales cómo están, cómo se sienten, como llevan el confinamiento. Interésate por ellos más allá del trabajo.

Esta semana no puede faltar la humildad porque más allá de la situación sanitaria y económica que estamos viviendo estamos las personas y las relaciones humanas.

¡A por el reto de la semana!

Muchas personas lo critican sin haberlo probado, hablan sin conocimiento de causa pero se atreven a afirmar que si no trabajas en la oficina trabajas menos y estás desconectado del resto del equipo, que si trabajas en casa eres menos eficiente y que las reuniones en remoto no funcionan. ¿Cuántos de ellos lo habrán intentado?

Los mandos directivos de muchas compañías ya ni se lo plantean y les sorprende saber que hay quien lo hace y lo defiende. Tras mi experiencia, me gustaría compartiros las ventajas del teletrabajo y, si la actividad de vuestra empresa os lo permite, animaros a probarlo.

Ventajas del teletrabajo

1. Ahorras tiempo: ¿a qué hora te has levantado hoy? ¿qué hora era cuando has llegado al trabajo? En Madrid el promedio de tiempo que invertimos en ir al trabajo en transporte público es de 62 minutos, en Barcelona esa media es de 50 minutos, destaca un estudio de Moovit.  

Además, esta comprobado que el tiempo que invertimos en llegar a la oficina influye en nuestra felicidad. El desplazamiento al trabajo está considerado como el peor momento del día. Según un estudio de PageGroup, el 40% de los españoles considera que este momento es estresante. 

Si trabajas desde casa, ese tiempo lo podrás invertir en ti, en tu familia o en tus aficiones. 

2. Más concentración: si bien es cierto que las oficinas con espacios abiertos fomentan la interacción, compartir el mismo espacio de trabajo dificulta la concentración. Ruido, conversaciones ajenas, llamadas de teléfono… son algunos de los factores que disminuyen nuestra efectividad. El estudio Cuando los muros caen, elaborado por la consultora Oxford Economic y la empresa de sonido Plantronics, afirma que sólo el 1% de los empleados puede concentrarse en el trabajo sin tomar medidas especiales.  Son muchos los que destacan que les cuesta centrarse con tantas distracciones. Por eso y, quizás para realizar aquellas tareas que demandan más concentración, el teletrabajo podría sería una buena opción. 

3. Nuevas rutinas: hacer siempre lo mismo y durante un largo periodo de tiempo aburre a cualquiera. Nuestra vida diaria está llena de rutinas y tareas programadas, hacemos muchas cosas por inercia, automatizadas y casi sin pensarlas. Cambiar hábitos y salir de tu zona de confort estimula y sanea tu mente. Yo durante este tiempo no he desarrollado ninguna de las actividades que realizo normalmente, como clases y conferencias, lo que me ha permitido avanzar en otras tareas.

4. Más eficiencia: trabajar en remoto te obliga a planificarte mucho más porque tu equipo no conoce tu disponibilidad y dependes de la tecnología, la conexión a internet y la diferencia horaria. Esto, no obstante, te hará ganar en efectividad porque cuando tengas una reunión, como tendrás que tener en cuenta todos los factores técnicos mencionados, también aprovecharás para revisar los temas a tratar. De esta manera, cuando empiece la call, tendrás muy claro el objetivo de la reunión e irás al grano. Como no improvisas, eres más claro y directo.   

5. Tiempo de calidad con los tuyos: el tiempo que pierdes en desplazamientos lo puedes invertir en tu familia, en las pequeñas cosas del día a día que durante el año no puedes hacer. Yo durante estas cinco semana he pasado mucho más tiempo con mis hijos y los he podido llevar y recoger al campamento, algo que durante el curso escolar me resulta mucho más complicado. 

Para poder trabajar bien en remoto es clave que revises el sonido y la conexión antes de una call.  Durante la llamada también es importante que las personas que están físicamente en la sala hagan partícipe a la persona que está en remoto, que estén pendiente de él, asegurando que todo funciona bien ( “¿me oyes bien? ¿Nos vas siguiendo?”), sino la experiencia será poco gratificante.

El teletrabajo es posible, es una opción viable y cuesta muy poco. Gracias a la tecnología es factible trabajar a distancia desde cualquier parte del mundo, simplemente necesitamos buena conexión a internet, una buena webcam y una plataforma para hacer videollamadas, yo he utilizado Zoom pero hay mil opciones más.

¡Os animo a teletrabajar!

Todas las empresas, si nuestra actividad nos lo permite, deberíamos poder dar la opción de teletrabajar algún día a la semana si nuestro equipo lo prefiere. En mi opinión, muchos de los que no se lanzan es por miedo a que no funcione y falta de confianza, pero si tu equipo es competente y responsable no hay motivo para la desconfianza

Así que ¡anímate y pruébalo!

La desconfianza en las compañías está extendida, cuando lo que se tendría que ofrecer desde el primer momento en que un nuevo miembro del equipo entra a trabajar es confianza. Así se genera un círculo virtuoso, donde las ganas de hacer las cosas con ilusión se vuelven una constante. Si los jefes piensan que el teletrabajo es sinónimo de que los empleados se toman el día libre, entonces será lo que transmitirán a su equipo, en cambio, si entienden que trabajar desde casa o conciliar es una forma de generar más compromiso con la empresa, verán que las personas llevan a cabo sus objetivos con éxito sea desde el hogar o en la oficina.

En realidad es mucho más fácil de lo que parece. Solo hay que hacer tres cosas:

1) Flexibilizar el horario de entrada a los colegios

Una buena parte de las personas en edad de trabajar son padres y su jornada esta totalmente marcada por la hora de entrada del colegio de sus hijos y la hora de entrada de su trabajo. Si fuéramos capaces de flexibilizar las dos horas de entrada, entonces sería mucho más fácil para las familias. Y quién sabe… Probablemente ayudaría mucho a la mujer a compaginar y poder seguir aspirando a una carrera profesional de éxito y a la vez participar de la vida familiar.

2) Flexibilizar el horario de entrada al trabajo y la salida

Se deben flexibilizar los horarios de entrada y salida al trabajo también. Esto nos daría mucha más tranquilidad. Al tener más libertad horaria no se producirían los colapsos que hay ahora en la puerta de los colegios y en las entradas de las ciudades. Esto haría que nuestra mañana fuese más tranquila y también llegaríamos más relajados al trabajo.

Aquellas empresas o negocios que requieren una hora de apertura exacta, por ejemplo oficinas públicas, cafeterías, servicios, entre otros, también podrían aplicar un horario flexible (abriendo a la hora que toca) si el propio equipo se organiza y realiza turnos de entrada y salida.

3) Medir correctamente la productividad

Es necesario encontrar fórmulas para que los líderes o jefes puedan medir la productividad. Por ejemplo, se pueden generar indicadores de medición vinculados a las estrategias de negocio. Ofrecerán datos que ayuden a entender el comportamiento de la organización y a saber cómo están evolucionando los objetivos marcados. En Cyberclick ya llevamos unos cuantos años marcando las metas generales del año y las trimestrales, luego para cada objetivo se elige un KPI (indicador clave del rendimiento) y así se puede cuantificar su evolución y productividad. Herramientas digitales como el Aligntoday.com te pueden ayudar en esta tarea. Puedes construir la escaleta de los objetivos y cuantificar en su totalidad la posición en la que está la empresa en cada momento. En el caso de que una métrica no avance al ritmo que se espera, puede significar que las personas al cargo del objetivo necesitan ayuda o apoyo por parte del resto del equipo.

Medir la productividad nunca debe ser un arma para penalizar a las personas, siempre debe servir para saber cuando determinadas áreas de la empresa necesitan más recursos o formación para llevar a cabo sus éxitos. O también, si no se consigue llevar a cabo un objetivo es porque no se estaba enfocando bien y la experiencia de un trimestre sirve para hacerlo mejor en el siguiente. Los errores no son algo negativo, tan solo un aprendizaje previo antes de llegar al éxito.

Con todo esto, quiero decir que al final, lo importante son los objetivos grupales y personales y que estos se lleven adelante. No la hora de entrada o salida ni el presencialismo eterno, justamente, la conciliación y la flexibilidad ayudan a mejorar la productividad si son parte de las políticas culturales de la empresa. No dejéis escapar esta oportunidad y dad estos beneficios a vuestro equipo, ellos os lo agradecerán y también la misma compañía, siendo así una empresa más feliz.